Por que terceirizar o planejamento de viagens corporativas é a melhor escolha?

Uma das rotinas das empresas diz respeito à realização de eventos corporativos, ações promocionais entre clientes e fornecedores, assim como atividades que envolvem uma organização prévia, como terceirizar o planejamento de viagens corporativas para parcerias e representar os negócios em outras cidades.

Para que essas ações ocorram com qualidade, é necessário que a viagem corporativa seja devidamente planejada e orçada. Para otimizar o processos, terceirizar o planejamento de viagens corporativas tem se mostrado como uma boa estratégia para as empresas. 

Isso ocorre porque a organização e o planejamento de eventos corporativos não é uma tarefa fácil. 

Existem várias escolhas que a empresa precisa realizar de forma correta, com o objetivo de reduzir os custos e otimizar os recursos disponíveis e alcançar os objetivos da viagem. 

A vida corporativa apresenta ampla complexidade, pois envolve a integração de vários setores e departamentos.

Dessa forma, a terceirização para a realização de algumas atividades que não compreendem o core business se torna mais comum e agrega diversas facilidades à rotina.

Nesse sentido, a terceirização do planejamento das viagens é uma excelente opção, investindo em uma agência que seja especializada no assunto, o que garante que a viagem ocorra com mais qualidade e tranquilidade e que todos os processos burocráticos fiquem a cargo da agência.

Dessa forma, sua empresa consegue realizar as atividades, sem sobrecarregar os colaboradores, além de proporcionar ótimos resultados para o negócio e conforto para o representante no decorrer da viagem.

Para isso, é importante que sua empresa de engenharia civil opte pela contratação de agências de viagens que tenham credibilidade no mercado, assim como experiência em ações corporativas. 

Apesar disso, muitas empresas ainda possuem dúvidas sobre se essa ação realmente vale a pena ou se gerará ainda mais gastos. 

Para te ajudar a entender mais sobre o assunto, neste artigo apontaremos sobre os benefícios que a terceirização pode agregar para o seu negócio.

Por que é importante terceirizar o planejamento de viagens?

Imagine que você trabalha com uma empresa responsável pela administração de condomínios em São Paulo e precisa realizar um evento em outro estado. 

Isso porque o objetivo do negócio é captar novos clientes e apresentar sua marca para um público diferente, expandindo os estados atendidos.

Ou seja, a autoridade da marca e seus aspectos institucionais estão em jogo e dependem de uma boa organização tanto do evento, como do processo de deslocamento do gestor até o local. 

Isso representa dizer que o gestor não pode faltar ou chegar atrasado no local, por exemplo, pois isso acarretaria na perda de credibilidade da marca em relação às pessoas que foram convidadas para o evento. 

Dessa forma, esse evento corporativo, assim como a viagem precisam ser organizadas por profissionais, ou neste caso uma empresa, responsável e especializada.

Inclusive, é essa empresa que pode ficar responsável por encontrar espaços mais adequados para a realização do evento ou para a instalação do profissional que representará a marca.

Basicamente, contar com uma agência de eventos agrega os seguintes benefícios para sua empresa:

  • Reduz custos;
  • Diminui a sobrecarga dos colaboradores da empresa;
  • Possibilita focar em ações estratégicas;
  • Promove o melhor aproveitamento do tempo;
  • Traz mais segurança diante de imprevistos;
  • Facilita o controle de todo o gerenciamento da viagem;
  • Melhora o controle do orçamento da viagem corporativa. 

Custos e gerenciamento de equipe

Como pode ser percebido, a primeira grande vantagem, sem dúvidas, é a possibilidade de reduzir os custos.

Isso ocorre exatamente porque as agências de viagens são especializadas e têm contatos que contribuem com as ações corporativas, encontrando melhores preços para acomodação e gerenciando os processos para otimizar a agenda de atividades com os voos e reservas de hotéis. 

Ou seja, as empresas possuem o conhecimento necessário para adequar melhor os processos e roteiros, além de terem parcerias com companhias aéreas e hotéis. 

Além disso, poder contar com uma empresa reduz muito as dores de cabeça da organização de viagens e dos processos de cotações, bem como do evento como um todo. 

Consequentemente, pode-se direcionar os profissionais para outras atividades mais estratégicas, reduzindo a sobrecarga do ambiente empresarial. 

Como muitas empresas não podem manter um profissional somente destinado às ações corporativas de viagem, não ter o apoio de uma especializada em viagens terceirizada representa sobrecarregar um funcionário que não tem experiência com o planejamento de viagens e até o comprometimento da atividade.

Isso pode gerar, como consequência, uma redução no rendimento do colaborador, assim como ampliar o risco de aumentar gastos e erros.

A terceirização contribui para ações estratégicas

Outro aspecto quando falamos sobre os processos e otimizações de uma empresa, seja um centro de usinagem ou um escritório de contabilidade, é preciso ressaltar que a terceirização de atividades contribui para ações internas mais estratégicas. 

Ou seja, como existe uma empresa trabalhando para a organização do evento e da viagem, a equipe consegue direcionar seu foco para atividades fins e relacionadas ao lucro da marca de forma direta. 

Isso só será possível porque a agência de viagens cuidará de aspectos administrativos e burocráticos. Assim, atuará em elementos como:

  • Redução da burocracia (como em relação à emissão de passaporte)
  • Resolução de problemas em relação à legislação do local;
  • Compra de passagens aéreas;
  • Gerenciamento do seguro viagem;
  • Notificação sobre mudanças no voo;
  • Deslocamento e transporte até o local da reunião;
  • Seleção do hotel no qual a pessoa ficará hospedada. 

Sua empresa segura diante de imprevistos

Outro benefício é a questão de ter mais segurança diante de imprevistos, já que nas viagens é muito comum que ocorra algum tipo de ação inesperada e é preciso estar preparado para diversas situações e necessidades e m um local desconhecido. 

Com isso, ao contar com uma empresa especializada, o representante da empresa de placa energia solar consegue ficar mais tranquilo, pois essas empresas possuem a experiência necessária para lidar com qualquer tipo de imprevisto e proporcionar segurança nesse processo. 

Controle financeiro

Por fim, ressaltamos a importância de realizar um bom controle orçamentário durante o planejamento e a própria viagem corporativa – o que é favorecido pela parceria e administração da terceirizada, que consegue pesquisar melhor os roteiros, horários e orçamentos, negociando melhores condições com parceiros.

Inclusive, assim como uma agência corporativa de viagens pode ser terceirizada, outros serviços também podem, como é o caso de um escritório contábil, que oferece serviços de contabilidade e ajudam no gerenciamento do seu negócio, otimizando ainda mais o negócio – conforme as necessidades. 

Contando com essa equipe contábil, por exemplo, sua empresa consegue ter um controle dos orçamentos e do gerenciamento do contrato com a empresa de viagens e uma melhor aprovação e definição dos custos para a viagem. 

Você sabia que a tecnologia pode ser aliada de sua empresa?

Agora que você já conhece quais são os benefícios de investir nesse tipo de agência e serviço, vale a pena entender outros aspectos essenciais voltadas à tecnologia e terceirizadas de viagens para sua empresa. 

Não é qualquer agência de viagem que tem a experiência da organização de uma ação corporativa.

Pelo contrário, antes de realizar a contratação é fundamental analisar as referências e a credibilidade dessa empresa no mercado. 

Empresas de viagens mais modernas utilizam a tecnologia como aliada, o que facilita muito os processos e reduz os custos.

Por exemplo, é possível utilizar um software para viagens, tornando a compra de passagens, assim como reservar hotéis, muito mais simples. 

Além disso, com essa facilidade proporcionada pela tecnologia, o gestor da empresa consegue acompanhar pelo celular as ações que estão sendo realizadas. 

Mais ainda, é possível acompanhar outros itens importantes para a viagem, como:

  • Self-booking;
  • Solicitação de passagens;
  • Solicitação de traslados;
  • Aluguel de veículos;
  • Quais reservas foram feitas. 

Além disso, é possível acompanhar a entrega de brindes personalizados, como necessaires personalizadas que podem ser utilizadas nas viagens para guardar diversos produtos de higiene e limpeza ou mesmo no evento para divulgação da marca.

Para ter uma melhor organização, é importante estabelecer uma política de viagens, sobretudo, em relação aos valores que estão liberados para utilização e a aprovação. 

É válido ressaltar que a tecnologia permite que a empresa terceirizada elabore diversos documentos online, como relatórios de acordo e custos, bem como outros dados importantes para a empresa e os processos, permitindo uma melhor gestão e acompanhamento ágil de todos da equipe.

Dessa forma, uma ação pode ser aprovada ou negada a partir de um clique do gestor no software ou aplicativo desenvolvido. 

É o momento de terceirizar?

Já que terceirizar uma viagem corporativa pode ser uma excelente opção para reduzir os custos e melhorar os processos de viagens dentro da empresa, pode ser bastante importante implementá-la no negócio, após as devidas avaliações do negócio, orçamentos e atividades fins.

Essa ação traz autonomia para quem vai viajar, apesar do planejamento mais detalhado e efetivo, além de reduzir as despesas e custos. Terceirizar também descentraliza as tarefas e automatiza processos que envolvem a política de viagem.

Outro aspecto que merece destaque é que o gestor possui mais liberdade para realizar suas ações na rotina empresarial, levando em conta a otimização dos fluxos e a administração pela terceirizada, garantindo a ciência do que ocorre de forma facilitada, com possibilidade de acessar o conteúdo da viagem a qualquer hora por ferramentas dedicadas.

Isso sem falar do controle de orçamento e de gastos, que fica dentro dos limites estabelecidos previamente e detalhamento claro na ferramenta, melhorando a comunicação.

Dessa forma, vale a pena seguir as dicas que foram trazidas neste artigo e buscar por uma agência de viagens corporativas para realizar eventos da veterinário 24 horas em outras cidades ou países.

Para ter ainda mais qualidade no gerenciamento, é preciso avaliar qual agência será contratada, e é possível avaliar fatores como a credibilidade no mercado, experiência na área, investimento em tecnologia e inovação e profissionais especializados, para identificar aquela que melhor atende às necessidades do negócio a curto e longo prazo.

Elas ainda devem oferecer mais flexibilidade e segurança se acontecer algum imprevisto, e para isso é necessário preparo técnico para esse tipo de situação. 

Assim, ao decidir, avalie esses pontos e lembre-se essa empresa e profissionais é que ficarão responsáveis por todo o gerenciamento de viagens e eventos importantes para o crescimento do seu negócio de cursos profissionalizantes no longo prazo, tendo acesso a ações importantes para o crescimento e devendo conhecer bem os objetivos e situação da marca para contribuir com esse processo.

A partir dessas orientações, o seu planejamento de viagens será muito mais prático, versátil e econômico, sem se esquecer do profissionalismo que é essencial em ações corporativas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.