O que é Gestão de Viagens Corporativas e como fazer?

Toda empresa que participa de eventos ou viagens a negócios para fechar parcerias precisa ter uma gestão de viagens corporativas eficiente para otimizar gastos e a agenda durante a atividade fora.

As viagens são uma ótima oportunidade de aumentar os resultados positivos, além de fazer parte das estratégias de crescimento da companhia, principalmente o desenvolvimento relacionado à expansão de atendimento, parcerias e implementação de franquias.

A gestão de viagens se refere à criação de políticas internas na organização e visa coordenar melhor os processos que envolvem essa atividade.

Para isso, devem organizar e implementar regras que valem para os processos e roteiros antes, durante e depois das viagens de trabalho, como compras de passagens, custos e parceiros para hospedagem.

Para os líderes e gestores, consiste na otimização de processos e redução de custos. Já os colaboradores que viajam começam a ter uma visão mais clara sobre as suas responsabilidades e permissões.

Com uma boa gestão de viagens corporativas, a empresa e os colaboradores, principalmente os representantes, saem ganhando.

A gestão de viagens, quando bem executada, ajuda muito na parte financeira da empresa, promovendo  ocrescimento e tornando o controle orçamentário mais eficiente, reduzindo despesas desnecessárias sem comprometer os colaboradores em viagem.

O que é a gestão corporativa de viagens?

Na prática, a gestão consiste na implementação e no acompanhamento/controle de processos reguladores para aplicar nos processos de viagens de trabalho.

Nas normas e políticas desenvolvidas consegue-se definir os direitos e deveres por parte dos colaboradores viajantes e da companhia.

Basicamente, se trata de métodos que as empresas utilizam para controlar os gastos e tornar as viagens a negócios mais simples e eficientes. 

Ao ter uma boa política interna, os procedimentos de prestação de contas e reembolsos, por exemplo, se tornam menos complexos.

Consequentemente, o gestor consegue ter um controle mais eficiente sobre as viagens e tem um melhor aproveitamento das interações, bem como melhor gerenciamento do roteiro e orçamento.

Isso ocorre graças a um planejamento bem elaborado e as diretrizes que ajudam a empresa a administrar as operações e reduzir custos.

Resumidamente, a gestão de viagens corporativas são ações que visam o aperfeiçoamento dos processos e evitam despesas que possam prejudicar o orçamento da companhia.

A importância de executar uma boa gestão de viagens corporativas

Após conhecer o conceito, é necessário que os empresários compreendam a importância de executar uma boa gestão de viagens e como implementá-la.

Ao criar políticas de viagens eficientes, as empresas de manutenção industrial, por exemplo, conseguem executar o planejamento baseado em normas internas, definindo melhor os locais e roteiros, bem como o valor despendido em cada etapa.

Assim, consegue-se fazer o controle e coordenação dos custos, além de acompanhar o cronograma das viagens.

Ou seja, executar uma boa gestão otimizará custos, proporcionando uma boa saúde financeira para a organização, e mais eficiência às tratativas realizadas durante esses eventos, devido a organização. 

Outro ponto interessante de um gerenciamento eficiente é o alinhamento das necessidades dos funcionários e expectativas da organização quando o assunto é resultado.

Como realizar uma boa gestão de viagens?

As empresas que possuem políticas internas e uma gestão eficaz podem elaborar um bom planejamento com mais agilidade, considerando as normas internas e as diretrizes.

Assim há mais chances de potencializar o controle financeiro da empresa, inclusive por meio de um planejamento tributário aliado aos processos de viagem, também tendo um bom aproveitamento dos eventos.

Deste modo, é fundamental que líderes e gestores se organizem para elaborar o plano de forma minuciosa, fazendo com que a empresa tenha ótimos ganhos.

Para isso, é essencial organizar alguns procedimentos de segurança, orçamentos e diárias disponíveis para cada viagem.

Assim será mais simples e fácil alinhar as principais regras e políticas de reembolso, facilitando a realização das próximas viagens com base nesses aspectos.

O que faz um gestor de viagens corporativas?

O profissional de gestão de viagens é responsável por organizar, acompanhar e promover o deslocamento dos funcionários selecionados para viagens de negócios da companhia.

Ele tem a missão de elaborar o planejamento das atividades e o controle dos custos junto aos setores de RH (Recursos Humanos) e financeiro, conciliando as principais necessidades e objetivos da empresa e viagens, bem como listando as atividades, roteiros e até potenciais parceiros.

No momento de realizar a contratação de um gestor de viagens corporativas é importante que a empresa compreenda o que é a gestão e as reais necessidades do negócio e desse processo.

O investimento na contratação de um profissional para gerenciar as viagens é algo positivo para escritórios de arquitetura e diversas outras áreas, visto que torna o fluxo ainda mais ágil e efetivo.

Mais ainda, permite um melhor aproveitamento das viagens, que são uma ótima aliada nas estratégias de crescimento das empresas.

Vantagens de contratar um gestor de viagens

Mesmo conhecendo o conceito e entendendo a relevância do profissional de gestão de viagens, alguns empresários ainda podem questionar se realmente vale a pena investir na contratação, assim como ocorre ao decidir pela decoração apartamento e escritórios. 

Assim, é preciso, antes de tomar a decisão, avaliar as necessidades, custos, regularidade das viagens e conhecer os reais impactos que esse profissional traz aos processos de viagem e sucesso da empresa.

Nesse sentido, um gestor de viagens corporativas poderá implementar, com a colaboração de outros departamentos, as políticas de viagens, definir custos, modelos de relatórios e parcerias de forma clara, otimizando as organizações futuras e o melhor gerenciamento.

Este profissional também ficará responsável por autorizar gastos para viagens de negócios e realizar reembolsos, conforme um padrão de solicitação que será estabelecido.

Para o planejamento, o profissional também deve compreender as necessidades, organizar a agenda do colaborador, verificar o orçamento disponível para a viagem, valores de hospedagens, passagens, refeições, transportes, entre outros detalhes.

Isso deve ser feito de modo que todo o processo ocorra adequadamente e haja um melhor aproveitamento das interações, bem como rotas e rotinas mais ágeis e facilitadas.

É de responsabilidade do gestor de viagem criar relatórios financeiros, organizando e compreendendo cada custo durante a viagem, quais custos e ressarcimentos estão adequados, evitando que o RH e o departamento financeiro fiquem sobrecarregados com esta atividade.

O grande objetivo do gestor é sempre priorizar os melhores resultados quando o assunto são as viagens e seu orçamento, podendo aliar o processo a uma assessoria contabilidade para uma otimização mais eficiente.

Benefícios da gestão de viagens corporativas

Uma gestão eficiente ajuda muito na saúde financeira da empresa, agregando mais organização e possibilitando um melhor aproveitamento dos recursos humanos, além de aumentar o tempo dos gestores para trabalhar em atividades mais complexas.

As vantagens que podem ser destacadas são:

1. Agilidade e otimização dos processos

Os gestores podem utilizar várias ferramentas de gestão mais específicas. É possível contratar empresas especializadas para fazer o processo de implementação.

Com as ferramentas e profissionais especializados, consegue-se economizar tempo no momento de gerar relatórios, orçamento obra residencial e outros documentos e processos de negociação, graças à capacidade de automatização e a especialidade em lidar com os processos.

A economia de tempo conquistada com o auxílio da tecnologia e dos profissionais pode resultar em um bom retorno financeiro, pois os gestores poderão destinar os seus esforços para outras atividades e até em encontrar métodos para reduzir os gastos nas viagens corporativas.

2. Redução de despesas

Como pode ser percebido com o tópico acima, ao implementar um processo de gestão para viagens a empresa consegue diminuir muitas despesas que envolvem o evento.

Este processo permite uma visão mais ampla sobre os melhores custos para as passagens, hospedagens e deslocamentos, assim como em relação a quanto e como se deu o gasto do dinheiro da empresa.

Essa é uma forma mais eficiente de realizar as viagens de negócios, conforme o orçamento disponível e sem deixar de lado a comodidade para os seus colaboradores.

O processo de redução de despesas é algo muito importante para diversas empresas, seja de instalações elétricas prediais ou de outros segmentos, de modo que cresçam de forma sustentável e realizem suas atividades adequadamente no decorrer da viagem.

3. Obtenção de dados e segurança

Após reunir todos os dados importantes para um controle para viagens de qualidade, o gestor pode informar todos os dados para a empresa e os viajantes.

Este procedimento ajuda a empresa a otimizar custos e oferecer conforto e mais segurança aos funcionários que estão viajando, tendo um detalhamento das opções e custos, bem como o desempenho a longo prazo desse processo.

Com isso, o colaborador se sente protegido pela empresa e mais confiante com a viagem e políticas internas adotadas, pois as suas necessidades estão sendo atendidas e há uma melhor regulação para a empresa, que alcança seus objetivos.

O que é necessário para executar uma gestão de viagens corporativas eficiente?

Para incorporar uma boa gestão de viagens é necessário que o profissional tenha contato com diferentes setores, assim será mais fácil elaborar procedimentos de segurança, além de definir um limite para as despesas diárias, considerando o orçamento geral.

Além disso, existem algumas dicas que podem ajudar nesse processo. 

A tecnologia, por exemplo,  é uma grande aliada quando o assunto é gestão de viagens. 

Isto posto, investir na automação de processos é muito importante para otimizar tempo e custos.

A projeção de cálculos, por exemplo, pode ser feita com ferramentas automatizadas, softwares especializados e até planilhas integradas nos aplicativos, agilizando todo o processo e permitindo um melhor acompanhamento dos gastos. 

Isso pode ajudar não só na gestão de viagens, como também nos serviços de contabilidade preços e diversos aspectos de gerenciamento da marca e seu fluxo de caixa, conforme a destinação dos valores e atividades.

Uma maneira de conseguir bons resultados é desenvolvendo fluxos com todos os custos previstos, com reservas de passagens, transporte e hospedagens. Deste modo, é possível economizar tempo e reduzir erros em planilhas/relatórios e em todo o fluxograma de atividade

Outras dicas interessantes são:

• Oriente adequadamente a equipe de gestão;
• Tenha uma política de viagens bem definida;
• Use ferramentas focadas em gerenciamento;
• Dedique tempo para pesquisar os destinos de viagem;
• Crie relatórios e feedbacks bem organizados.

Com essas dicas, os gestores de viagens corporativas podem realizar um excelente trabalho, proporcionando um bom controle financeiro e possibilitando viagens corporativas mais seguras e econômicas, gerando ótimos resultados para a companhia. 
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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