Como organizar contas a pagar e controlar seus pagamentos

Seja um empreendedor em início de carreira, ou um empresário de sucesso no ramo em que atua, uma verdade incontestável está na necessidade em saber como organizar contas a pagar e controlar os pagamentos devidos a taxas, impostos e fornecedores, mantendo o negócio saudável. 

Mesmo como um empreendedor autônomo, ou um profissional freelancer, de uma maneira ou de outra é necessário despender algum capital financeiro para administrar os negócios. 

Sendo assim, é preciso acompanhar as despesas antes e depois de serem quitadas. Esse é o princípio de como organizar contas a pagar

Apoiando-se sobre a tecnologia, é possível implementar um sistema de contas a pagar online eficiente, o que vai simplificar os pagamentos de boletos diversos e evitar a burocracia que acompanha os processos mais tradicionais e que demandam tarefas manuais e mais demoradas.

Ainda sob os efeitos causados pela pandemia mundial, e com muitas empresas trabalhando no modelo remoto, de uma forma geral, gerenciar as contas a pagar online também proporciona a liberdade de acessar os pagamentos e despesas em qualquer lugar, permitindo integrar processos e realizar inclusões mais facilmente. 

Os benefícios em relação ao gerenciamento utilizando a tecnologia são abrangentes, principalmente quando a empresa tem sob contrato os serviços de um escritório contábil

Dessa forma, vale destacar benefícios perceptíveis desde o primeiro momento, entre os quais:

  • Aquisição e protocolo de aprovação;
  • Evita duplicatas de pagamento;
  • Praticidade e eficiência;
  • Sistema integrado.

Quando uma empresa sabe como organizar as contas a pagar, os processos são executados sem qualquer tipo de problema, e as faturas são pagas em dia.

Isso proporciona uma visão clara de entrada e saída de dinheiro, o que capacita líderes empresariais a planejar, gerenciar o fluxo de caixa com mais eficiência e tomar decisões com base em dados precisos. 

Dessa forma, seguem 9 formas de como organizar contas a pagar em uma empresa, seja pequena, média ou de grande atuação no mercado consumidor. 

  1. Priorize faturas na ordem de data de vencimento

Uma empresa não deve operar sob a regra de mesa limpa, ou seja, é preciso pagar as faturas de acordo com a data de vencimento. 

Se um fornecedor de consultoria em TI oferece um contrato que seja interessante para a empresa, com prazo de pagamento extensivo, é preciso utilizar isso como vantagem, mas não perder a data em que é preciso pagar. 

Com o pagamento dentro da data estipulada, não se sobrecarrega o fluxo de caixa, visto que é possível se organizar melhor para o pagamento. 

Ainda assim, é preciso se certificar de priorizar as contas não apenas por data de vencimento, mas também por tipo de fatura. 

Uma empresa pode classificar as contas relacionadas a fornecedores de matéria-prima, para não prejudicar o andamento dos trabalhos de uma linha de produção que utiliza máquina de solda mig mag, e assim evitar maquinário parado.

  1. Revise os dados regularmente com relatórios

A visibilidade consistente das finanças de uma empresa, incluindo os dados de contas a pagar, garante que os responsáveis possam acompanhar o fluxo de caixa, ajudando a ser mais estratégico na tomada de decisões de negócios e oportunidades de mercado. 

Além de melhorar a análise e o planejamento do fluxo de caixa, é possível reduzir qualquer tentativa de fraude, ainda mais com o monitoramento constante de dados. 

Outra vantagem perceptível é a identificação de gargalos ou tendências dentro dos processos de contas a pagar. 

Isso reduz o risco de conformidade, pois se está sempre verificando se há uma trilha de auditoria interna dentre todas as atividades. 

  1. Limite o acesso e estabeleça controles internos

Para evitar fraudes de negócios dentro de uma organização empresarial, é importante que se estabeleça a separação de tarefas e controles internos em todo o processo de contas a pagar. 

Com a implementação de um software de finanças personalizado para a empresa, é possível conceder a funcionários específicos o acesso a arquivos de fornecedores, como uma empresa de ar condicionado que realiza manutenção em equipamentos de climatização. 

Isso permite melhor controle sobre aqueles que são aprovados, e facilita a identificação e para onde estão indo as faturas e pagamentos.

Outro benefício é o rastreamento sobre fornecedores que não atendem as expectativas, e precisam ser descartados.

A criação de processos internos de revisão de contas a pagar podem melhorar a eficiência e reduzir despesas adicionais, como taxas de pagamento em atraso e erro humano. 

Os controles internos podem, ainda, ser mantidos sem exigir várias aprovações e procedimentos de revisão abrangentes para cada fatura. 

  1. Não centralize cobrança e aprovação de pagamento

Esse é um controle interno crítico a ser implementado, mas que ajuda na redução quanto ao risco de fraude nos negócios. Assim, é preciso separar as funções 

Se apenas uma pessoa estiver preparando faturas, passando cheques e processando pagamento, é mais fácil identificar uma fraude fiscal dentro das contas comerciais. 

É importante ter atenção aos riscos e reduzi-los porque qualquer ação fraudulenta pode prejudicar a empresa de diversas maneiras. 

Inclusive, segundo estudo do setor de fraudes corporativas, muitas delas são cometidas por indivíduos que estão inseridos em departamentos de contas a pagar e compras. 

A separação de tarefas ajuda a manter o processo financeiro funcionando sem problemas, mas é preciso um acompanhamento mais preciso, pois envolver muitas mãos também pode tornar a passagem de dados um risco para erros. 

Assim, é preciso uma equipe reduzida, mas diversa. Afinal, caso apenas uma pessoa seja responsável por todos os itens acima, e se está doente ou tira férias, a empresa não está criando faturas no prazo, o que pode afetar todo o fluxo de caixa.

  1. Verifique pagamentos duplicados regularmente

Automatizar o processo de contas a pagar é uma das melhores maneiras de reduzir ou eliminar pagamentos duplicados. 

No entanto, se a empresa estiver executando os processos de contas a pagar manualmente, será necessário verificar continuamente se há pagamentos duplicados e, com isso, reduzir quaisquer vazamentos no fluxo de caixa. Mas tal ação pode despender mais tempo dos profissionais.

Se a empresa mantém um bom relacionamento com um fornecedor de equipamentos eletrônicos e precisa comprar nobreak, é possível oferecer uma devolução do pagamento adicional, caso ocorra o pagamento duplicado, ou então deixar um crédito em conta. 

Acontece que nem sempre é possível confiar em outra pessoa para detectar o próprio erro de contas a pagar. 

Assim, verificar duplicatas regularmente mantém o fluxo de caixa sob controle e também os livros contábeis devidamente organizados, em outras situações, contar com ferramentas dedicadas pode tornar os processos ainda mais simples e ágeis.

  1. Acompanhe os procedimentos sobre faturas

As interrupções no pagamento de faturas criam problemas com o fluxo de caixa de uma empresa. Por isso é preciso manter o controle sobre quaisquer discrepâncias de faturamento, o que ajuda a manter a movimentação financeira de forma adequada.

Vai além, pois ao acompanhar as disputas e resoluções de faturas é possível organizar os processos de contas a pagar, manter os livros contábeis em ordem e garantir as boas relações com os fornecedores. 

  1. Implementação de automação reduz custos

O processamento manual e o faturamento em papel geram despesas desnecessárias para as empresas, pois é preciso considerar os custos de papel, impressão, correspondência, duplicação e armazenamento de documentos, além de erros humanos que podem ser cometidos.

Isso pode ser recorrente em relação a faturas extraviadas ou duplicadas, erros de entrada de dados e atividades fraudulentas. 

Com a estrutura e as regras estabelecidas, a automação é o passo seguinte para melhorar a eficiência e controle de custos de um negócio empresarial. 

O portal de pagamento de contas baseado na web permite que as empresas priorizem pagamentos de contas, mapeiem o fluxo de trabalho de revisão e aprovação por faturas, tudo centralizado em um site de armazenamento de dados.

  1.  Evite qualquer ponto de falha

A vulnerabilidade resulta de falhas no serviço devido à ausência de manutenção de nobreak que garante a energia de equipamentos, ou mesmo na rotatividade de funcionários. 

O tempo de inatividade entre os funcionários e o processo de contratação pode ser extremamente desgastante e significa que um período valioso é gasto no modo de crise contábil. 

Com uma equipe de contas a pagar treinada para diferentes funções dentro do departamento, é possível evitar temíveis falhas, sejam elas provocadas por equipamentos eletrônicos ou por falta de mão de obra qualificada. 

  1. Reveja o faturamento constantemente

É preciso rever cotidianamente se há discrepâncias entre o livro contábil e o valor disponível na instituição financeira com a qual a empresa trabalha. 

Ter a documentação de que o saldo e o livro está correto poupa à equipe contábil problemas diversos, mantendo o fluxo de caixa e toda a contabilidade em ordem.

Conclusão

Controles aprimorados, maior eficiência, planejamento de fluxo de caixa melhorado, além de custos reduzidos são alguns dos retornos significativos e positivos que uma empresa pode obter a partir do momento em que implementa uma abordagem estratégica para as contas a pagar. 

Ao alinhar, em conjunto com o escritório que presta serviços de contabilidade preços e limites pagos a fornecedores, é possível saber como, quando e onde o dinheiro é gasto, inclusive com o direcionamento de metas gerais e métricas aplicáveis. 

Assim, a empresa pode se concentrar nos esforços que oferecem o maior benefício para a saúde financeira corporativa e o desenvolvimento do negócio.

A automação e o direcionamento sobre como organizar as contas a pagar agiliza todos os processos que envolvem desde a recepção de uma fatura até o pagamento digital, liberando a equipe financeira para focar em tomadas de decisões estratégias que aumentam o lucro. 

Dentro do fluxo de caixa também se percebe as melhorias que uma empresa necessita. 

A inteligência artificial e o aprendizado das máquinas tratam de processos demorados, como entrada de dados, roteamento e acompanhamento de aprovação, detecção de duplicatas e correspondência de três vias. 

Um escritório de contabilidade em São Paulo, ou em qualquer outra capital ou cidade do país, pode utilizar um software personalizado com ferramentas digitais voltadas para a formalização de relatórios de dados.

Um software pode contar com recursos acionários em um formato de fácil visualização, com a disponibilidade de informações necessárias, seja quais forem as finalidades produtivas de uma empresa, e assim tomar decisões rápidas e precisas.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.