Comunicação interna nas empresas: importância e 9 ferramentas

A comunicação interna dentro das empresas é indispensável para a gestão de negócios, produtividade, satisfação dos clientes, motivação e mais.

Informar, alinhar objetivos e diminuir conflitos que podem vir a existir entre os colaboradores da empresa, é fundamental quando pensamos em melhorar a qualidade e eficiência do serviço prestado. 

A partir desses entendimentos, utilizar a comunicação interna se torna fundamental para melhorar o desempenho de seus colaboradores.

É por isso que neste artigo, vamos abordar o assunto em busca de responder seu principais questionamentos: 

  • o que é comunicação interna, 
  • quais os objetivos,
  • como utilizar a comunicação interna da maneira correta,
  • como ela vai influenciar no crescimento do negócio.
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O que é a comunicação interna?

Quando se trata de comunicação interna é normal surgir algumas dúvidas sobre o que se trata e até mesmo sobre a importância de realizar uma boa comunicação entre colaboradores de diferentes setores ou até mesmo de colaboradores com superiores dentro da empresa.

A comunicação interna é um conjunto de boas práticas e ferramentas usadas por uma empresa para o compartilhamento de informações, prazos, documentos, e tudo o mais que compete à troca de mensagens entre os membros e líderes do negócio. 

Através da comunicação interna é possível criar e disseminar a cultura organizacional, atingindo inclusive os stakeholders externos ao negócio. 

Quando realizada da maneira correta, a comunicação interna é capaz de motivar seus colaboradores e criar um ambiente ideal para estimular a: 

  • produtividade, 
  • aumento de desempenho,
  • inovação, 
  • redução de erros, 
  • diminuição do retrabalho,
  • maior satisfação interna e externa, 
  • criatividade e mais. 

Principais objetivos da comunicação interna

A melhoria da qualidade da comunicação interna nas empresas busca otimizar o desempenho da equipe e alcançar alguns outros objetivos como:

  • difundir valores da empresa,
  • favorecer a transparência, 
  • conscientizar os colaboradores de temas relevantes, 
  • aproximar equipes de diferentes departamentos, 
  • compartilhar informações estratégicas,
  • criar ou fortalecer relacionamentos profissionais, 
  • eliminar boatos prejudiciais,
  • estimular os feedbacks, 
  • garantir o andamento de projetos, 
  • compartilha a opinião dos clientes, e mais. 

Principais meios de comunicação interna nas empresas

A partir do entendimento do que é e da importância da comunicação dentro da empresa, separamos alguns dos principais meios de comunicação utilizados. Entre as principais canais de comunicação interna estão: 

  1. Mural de recados 
  2. Intranet
  3. Caixa de sugestões
  4. Aplicativos mobile
  5. Vídeos e e-mail corporativo
  6. E-mail
  7. Redes sociais
  8. Chats profissionais
  9. Ferramenta de gestão de projetos

Mural de recados

Abrindo nossa lista não poderia ser outro meio de comunicação interna do que o bom e velho quadro de recados. Apesar de parecer antiquado e ultrapassado, ele continua sendo muito eficaz quando o assunto é passar alguma informação importante para toda a empresa. 

O mural deve estar localizado em um local de destaque dentro onde exista um grande trânsito de pessoas. Bons locais são a cozinha, o refeitório e corredores. 

É fundamental que omural seja sempre atualizado, pois caso fique com informações ultrapassadas o quadro pode perder credibilidade e deixar de ser lido frequentemente.     

Intranet

Tem como objetivo interligar todos os departamentos de uma empresa, para que os departamentos tenham acesso com rapidez a informações importantes e atualizadas.  

A intranet funciona como uma espécie de internet, mas com acesso apenas de funcionários ou pessoas autorizadas

É possível informar sobre possíveis cursos, relatórios e compartilhar outros avisos importantes.   

Caixa de sugestões

A caixa de sugestões é outro clássico da comunicação interna nas empresas, mas que também continua sendo muito importante e resolvendo um problema de forma simples: ela oferece um espaço para que os profissionais compartilhem suas visões sobre a empresa, de forma anônima. 

Através da caixa de sugestões é possível coletar ideias para otimizar ou melhorar algum serviço da empresa sem expor o funcionário.

Assim como o quadro de recados, é fundamental manter a caixa de sugestões atualizada passando o feedback para os funcionários sobre as ideias, críticas e reclamações apresentadas.  

Aplicativos mobile

Saindo agora dos clássicos da comunicação interna das empresas, vamos falar sobre os aplicativos de celular que podem modernizar alguns desses modelos de comunicação. 

Atualmente a grande maioria da população possui um aparelho celular com acesso a internet e com acesso a aplicativos. 

Um simples aplicativo feito para passar informações pode ser extremamente eficiente para a comunicação interna, já que as notificações vão estar na palma da mão.

Vídeos e e-mail corporativo

Assim como os aplicativos, os vídeos corporativos são extremamente eficazes para a comunicação dentro da empresa. Esses vídeos não precisam ser monótonos e sem graça, podem ser bem feitos para atrair a atenção dos colaboradores.

E-mail

Além dos vídeos, o e-mail corporativo também continua sendo importante principalmente para passar informações imediatas, onde os vídeos não tem tempo de serem produzidos. É  uma forma rápida, simples e eficaz de se comunicar.  

Redes sociais

Para fechar nossa lista de principais canais de comunicação interna, vamos falar um pouco sobre a importância das redes sociais também no mercado de trabalho. 

Já foi o tempo em que as redes sociais eram apenas voltadas para o lazer das pessoas, atualmente elas estão inseridas no dia a dia das e não é diferente quando pensamos no meio profissional.

As redes sociais podem ser extremamente positivas por se tratar de um canal de fácil e rápido acesso aos colaboradores. Mas para ser um canal de comunicação positivo é necessário tomar alguns cuidados como criar um manual de conduta para não existir assuntos que não sejam relacionados a trabalho.

Chats profissionais

O WhatsApp é o aplicativo de mensagens mais famoso do mundo, mas talvez não seja ideal para a comunicação empresarial, afinal, ele pode causar distrações  no local de trabalho e ainda aumentar as chances de alguma informação ficar perdida entre as mensagens. 

Para evitar isso, atualmente, existem sistemas de chat empresariais. Um exemplo, é o Slack. Ele facilita a comunicação instantânea entre os profissionais da empresa, o compartilhamento de arquivos e mais. Assista ao vídeo abaixo e conheça mais sobre ele. 

Ferramentas de gestão de projetos

A ferramenta de gestão de projetos ajuda os líderes do negócio a acompanharem as atividades que cada profissional está executando. 

O sistema permite que o gestor crie as tarefas, delegue ao profissional indicado, compartilhar arquivos, determinar deadlines e acompanhe o avanço do trabalho.

Entre as ferramentas gratuitas que podem ser usadas para esse tipo de comunicação interna está o Trello.

Esperamos que agora você esteja preparado para colocar em prática algumas dessas ferramentas e melhorar a comunicação interna da sua empresa. Você, seu time e seus clientes têm muito a ganhar!

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