O que é o método Kanban e como usar no seu negócio

As empresas tendem a implementar formas de trabalho que proporcionem agilidade e eficiência nas atividades e comunicações entre equipes, e quando passam a entender o que é o método kanban, a transformação ocorre dentro de escritórios corporativos, linhas de produção industrial e estabelecimentos comerciais, tornando os projetos mais ágeis.

Isso porque o método kanban sugere uma abordagem de gerenciamento do fluxo de trabalho com ênfase na melhoria contínua, sem sobrecarregar a equipe de desenvolvimento, com foco em produtividade e eficiência.

A evolução do método kanban introduziu novos princípios e práticas para torná-lo mais eficiente para os trabalhadores do conhecimento. É um método projetado para ajudar a otimizar o fluxo de trabalho e usar toda a capacidade de equipe. 

Como funciona o método Kanban?

Na prática, para funcionar adequadamente, o método Kanban utiliza cartões visuais em um quadro e registra todo o processo que precisa ser realizado.

Geralmente o número de cartões é definido conforme o número de atividades e etapas, separados por cor e deve considerar a capacidade de produção para os períodos de entrega.

Cada cartão representa uma única atividade de trabalho, que impactam o projeto geral, devendo ter começo, meio e fim. Os cartões e a localização no quadro atuam como um mecanismo de sinalização e organização.

Dessa forma, a equipe só pode começar a trabalhar em um novo item uma vez que um espaço esteja disponível no quadro. Ou seja, quando outra tarefa for concluída. Com isso, o Kanban permite que se visualize o processo e o status de cada item ao mesmo tempo.

O método segue o conceito que empresários japoneses aprenderam com os supermercados americanos. As lojas reabasteciam os itens com base no espaço disponível nas prateleiras, e não com base em quando os itens eram disponibilizados pelos fornecedores. 

Isso significava que o novo estoque era adquirido apenas quando necessário, o que evitou tanto o desperdício quanto a perda de valor dos itens armazenados nos depósitos e estoque. 

Da mesma forma, em negócios baseados em conhecimento, o método kanban é usado para que, por exemplo, a ação de entregar um relatório a um cliente seja feito com mais agilidade e clareza, fazendo com que outros membros da equipe vejam qual a evolução e quem é o responsável.

Consequentemente, pode-se identificar um sinal para a equipe começar a trabalhar no próximo relatório.

Explicação sobre o que é o método kanban

O poder do Kanban está na simplicidade. Pode-se usar uma caneta e alguns post-its, ou até mesmo ferramentas online, e assim começar a implementar a estratégia imediatamente. 

Um gestor que gerencia uma assessoria contabilidade pode aplicar Kanban para qualquer processo de negócio. Ao contrário de outras metodologias ágeis regidas por regras mais rígidas, esse método é mais fácil de ser aplicado e pode ser adaptado a diferentes áreas e projetos.

Com menor resistência, as pessoas são atraídas a participar e colaborar na implementação.

Kanban é facilmente entendido por causa da representação visual do trabalho. As equipes podem obter informações sobre os projetos apenas visualizando um quadro exposto com os passos a serem seguidos.

Os gestores podem obter insights diretamente do conselho, em vez de passar longas horas em reuniões ou lendo páginas de relatórios.

Benefícios associados ao método kanban

A seguir estão 10 maneiras pelas quais uma empresa pode se beneficiar do método Kanban.

1. Transparência

Com base na naturalidade visual, o método kanban aumenta a comunicação e a colaboração da equipe, seja de um escritório contábil São Paulo até um restaurante dividido entre recepção e salão de atendimento, entre outros setores.

Todos sabem que os outros membros da equipe estão trabalhando em determinada função, cliente ou pedido.

Com isso, os gestores podem ver rapidamente o que está mantendo as equipes ocupadas ou bloqueadas. Isso permite que eles entrem nos fluxos quando for importante.

As informações não se limitam a quem está trabalhando no projeto. Assim, as partes interessadas externas podem visualizar o quadro quando necessário, o que torna o fluxo de informações mais claro em qualquer organização, otimizando as rotinas.

Mais ainda, a transparência cria confiança. Com a confiança incorporada, há mais confiança em todos os níveis da organização.

2. Centralização de tarefas

A implementação de um método kanban requer organizar e priorizar o trabalho a ser realizado. 

Uma abordagem linear de priorização permite que as equipes se concentrem em pontos que têm maior valor comercial do que outras. 

Isso pode ajudar as empresas que prestam serviços de contabilidade preços a se manterem competitivas em meio às mudanças nas demandas do mercado, por exemplo.

3. Detecção precoce de problemas

As equipes podem visualizar facilmente os gargalos e problemas no trabalho, bem como a evolução do projeto porque está visível para todos os integrantes de forma clara e precisa.

Um quadro kanban é essencialmente um radiador de informações. Por exemplo, tarefas acumuladas em uma coluna sinalizam um gargalo e isso fará com que a equipe se concentre nessa etapa e elimine o problema.

4. Resposta às mudanças de mercado e de negócios

O uso do método kanban permite que as empresas permaneçam ágeis em meio aos requisitos do mercado ou mudanças de direção. 

Isso porque aplica mais peso ao que gera mais valor comercial e para o resultado do projeto. Assim, quando há uma mudança no desenvolvimento do negócio, as prioridades devem seguir o exemplo. 

A mudança não é um problema porque o sistema é construído para responder a tudo o que o negócio de decoração apartamento exige, assim como um estabelecimento comercial ou uma planta fabril.

5. Controle de qualidade

A implementação de limites de WIP (Work In Progress), ou trabalho em progresso, somado a políticas corporativas, os membros da equipe podem se concentrar no trabalho. 

Quando as equipes estão livres de qualquer sobrecarga, elas se concentram em garantir que o trabalho seja concluído de acordo com as especificações, antes de prosseguir para a próxima etapa. Isso diminui o retrabalho e reduz os defeitos.

6. Instila uma melhoria contínua

A abordagem visual do kanban ao gerenciamento de projetos permite que as equipes revisem facilmente os processos de empresas de manutenção de elevadores. 

Desse modo, o processo permite que sejam identificadas oportunidades para:

• Eliminar desperdícios;
• Otimizar o fluxo de trabalho;
• Reduzir custos;
• Remover atividades desnecessárias;
• Qualificar os projetos entregues.

Além disso, fica mais claro para as equipes as prioridades e o que precisa ser realizado. Assim, os profissionais sabem quais problemas resolver para não afetar o trabalho. 

Por causa disso, as equipes focam nessas tarefas e passam a introduzir melhorias assim que os problemas são detectados.

7. Foco na saída

Os limites de WIP obrigam as equipes a se concentrarem em levar o trabalho até a linha de chegada com agilidade e qualidade, avaliando cada entrega.

Com isso, os membros da equipe que atuam na área de gestão de condomínios que usam kanban, por exemplo, devem ter uma mentalidade otimizada para esse modelo.

Isso porque há um limite de tarefas a ser executada em cada ciclo. Ou seja, a produtividade não é medida por quantas tarefas são realizadas ao mesmo tempo, afinal, qualidade é mais importante que a quantidade. 

Com isso, as equipes que usam Kanban se concentram totalmente na conclusão de itens do pipeline. 

Essa ênfase nos itens “Prontos” aumenta a qualidade dos produtos e a qualidade do trabalho que os funcionários experimentam.

8. Feedback mais rápido

Outro grande fator sobre o kanban é a ênfase na entrega contínua. Uma vez que um item está pronto para ser lançado, ele vai diretamente para os clientes.

O tempo de colocação no mercado é drasticamente reduzido. Isso permite que as equipes saibam rapidamente como o mercado responderá ao produto para realizar aperfeiçoamentos.

O feedback coletado alimenta as próximas ações da equipe, o que orienta as decisões, melhorias futuras e pode até mesmo dar origem a novas ideias de produtos que o mercado exige. 

9. Capacitação da equipe

Toda a equipe que segue o método Kanban se mostra responsável por levar o trabalho adiante. Eles sabem que o sucesso é um esforço coletivo, o que pode ser demonstrado a partir de treinamento NR 32, ou qualquer outra capacitação necessária.

Quando uma empresa capacita os indivíduos a assumir o controle dos projetos e até de novas oportunidades, eles se tornam mais engajados e produtivos, se tornando mais conscientes das decisões que tomam, trabalhando em conjunto para resolver problemas.

10. Vendo o grande quadro

A natureza visual do Kanban, ao apresentar o progresso do projeto, é uma ferramenta poderosa que permite que equipes e gestores possam diagnosticar o estado atual das operações. 

O trabalho está indo bem ou a empresa vai perder a data de lançamento prevista? Os itens mais importantes estão sendo trabalhados? Existe uma maneira melhor de implementar os processos? 

Esses tipos de perguntas permitem que gestores de escritórios de arquitetura, por exemplo, deem um passo atrás, permitindo a avaliação quanto às tarefas, e se estas estão indo da maneira que se espera.

Os gestores também podem ver a carga de trabalho dentro das unidades de negócios. Eles podem identificar quais equipes estão sobrecarregadas e quais podem assumir mais carga de trabalho. 

Isso permite que se faça ajustes para evitar desgaste e desengajamento. Com isso, um quadro Kanban é uma ferramenta de planejamento útil que os gestores podem aproveitar.

Conclusão

O método kanban pode ser visto como uma ferramenta de comunicação para adquirir e disseminar conhecimento rapidamente entre os membros da equipe. 

O objetivo principal é dar a todos uma visão compartilhada do processo e do estado atual do trabalho. Para isso, o kanban possui representações visuais para cada fase de trabalho, geralmente dividido em do, doing e done, bem como especificando as pessoas e finalidades.

Por fim, o método kanban vai além disso. A partir de uma abordagem simples, promovendo a visualização do fluxo de trabalho e limites de WIP, a equipe trabalha em um sistema de compartilhamento, que auxilia a equipe a identificar gargalos e atuar em áreas problemáticas nos processos, bem como melhorar os fluxos e equipes mais otimizadas.

Como tal, o kanban fornece à equipe uma ferramenta, uma prática e um processo de melhoria e desenvolvimento contínuo.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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