Viagens corporativas: como organizar uma
Com a volta dos encontros presenciais e a queda de barreiras internacionais, chega também o retorno das viagens corporativas.
Os grandes eventos de uma área ou trabalhos externos ao prédio da empresa necessitam do encontro de diversos membros e parceiros da empresa para fazer todo o projeto evoluir.
Contudo, isso não quer dizer que o processo deva ser feito sem cautela ou antecipação.
Na verdade, é muito pelo contrário. Afinal, para uma viagem corporativa bem sucedida, seja de uma empresa de arquitetura e engenharia ou uma agência de assessoria, os processos, agendas e burocracias devem ser bem avaliadas e programadas.
Toda a reunião para levar os funcionários até determinado local passa por desafios que devem ser considerados para serem enfrentados com muita estratégia pelo gestor da companhia, obtendo melhores resultados a partir dessas novas oportunidades.
Pensando nisso, preparamos um conteúdo especial para auxiliar você nas suas viagens corporativas. Confira os tópicos abaixo e aprenda como organizar a sua viagem.
O que é uma viagem corporativa?
Podemos entender as viagens corporativas como qualquer deslocamento do grupo de trabalhadores com o intuito de realizar alguma tarefa de negócios da empresa, podendo ser um projeto topográfico, um encontro para negociar uma venda ou mesmo a participação em uma feira corporativa.
Não importa qual o contexto ou fim esperado, o importante é que ela esteja de acordo com os objetivos e missões da empresa, de forma a não realizar gastos desnecessários.
Afinal, não estamos falando somente do deslocamento, mas também da alimentação das pessoas, da locação de hotéis e contratação de outros parceiros para a viagem. Assim, é importante aproveitar a ocasião para parcerias e novos negócios.
Assim, para que tudo ocorra bem e a viagem seja proveitosa, o ideal é organizar e planejar muito bem a sua viagem corporativa.
Qual a importância de organizar viagens corporativas?
Sem dúvidas, a redução de custos é o maior benefício do planejamento das viagens corporativas.
Esse é um raciocínio já presente até mesmo em viagens de família ou pessoais, em que é preciso planejar o trajeto e estadia para lidar melhor com gastos e imprevistos.
Em uma empresa não é diferente, e costuma ser ainda mais necessário, tendo em vista o número de setores, pessoas, eventos e cargos envolvidos no processo, ações essas que custam dinheiro, seja dentro de uma ADM condominial ou em uma franquia de fast-food.
Nesse sentido, toda economia - bem estruturada e estratégica - é necessária.
Quando compramos uma passagem de última hora, por exemplo, corre-se o risco de perder a passagem ou pagar um preço exorbitante.
Se a empresa realiza um planejamento, pode conseguir parcerias, descontos em passagens e se preparar para quaisquer imprevistos.
Como organizar uma viagem corporativa?
Depois de entender a definição das viagens corporativas e a importância do planejamento, chegou a hora de entender o principal: como organizar. Nos tópicos abaixo, você vai aprender os seguintes passos:
- Custo-benefício;
- Roteiro de viagem;
- Transporte;
- Imprevistos;
- Prestação de contas.
Fique atento às nossas dicas e se prepare, cada passo é muito importante para a realização de uma viagem bem sucedida. Confira.
- Alinhe preço e qualidade
Poucas compras são tão flexíveis e complicadas de escolher quanto às passagens de viagens.
Em cerca de horas os preços podem subir, seja por conta das fachadas de casas térreas modernas que crescem o preço ou a procura pelos locais.
É por conta disso que é necessário se planejar bastante, para escolher os melhores preços, locais e cronogramas com tranquilidade, aproveitando as promoções ou desistindo dos dias de viagem sem se preocupar com atrasos ou perda de dinheiro.
Não é recomendável escolher qualquer local simplesmente por conta do preço. A hospedagem deve ser cuidadosa, afinal, você deseja o melhor para os seus funcionários.
Com o planejamento, é possível alinhar qualidade com bom preço e acordos com hotéis, garantindo conforto para os colaboradores e economia para a empresa.
- Estabeleça um roteiro
Quais tarefas o grupo de funcionários vai realizar? Em quais locais vão parar? Vão ter dias de descanso? Dentro da região, vão se dirigir para outros locais? Essas são algumas perguntas que devem ser feitas para o roteiro das viagens corporativas.
Isso porque não se pode viajar sem entender o que vai ser feito e quando vai ser feito. Se for necessário procurar por empresas de transporte de cargas, também é mais um item para colocar no roteiro da viagem.
Todo esse planejamento de tarefas deve ser discutido e compartilhado com os funcionários.
Aqueles que confirmam a presença devem decorar as funções e não perder os horários, para que todos trabalhem com o intuito de cumprir os fins da viagem.
Além disso, certifique-se de que o roteiro está de acordo com os objetivos e missão da empresa..
- Escolha o modelo de transporte
Quanto mais as tecnologias são aprimoradas, mais opções de viagens nós temos. É por conta disso que se deve decidir anteriormente qual vai ser o modo de transporte. Entre aviões, ônibus fretado, uber ou caronas, as opções devem ser verificadas.
Existe também o transporte dentro do local proposto: haverá a contratação de um motorista para levar a equipe ou cada um será responsável pelo próprio trajeto? Qual vai ser o tempo de deslocamento?
Essas são questões referentes ao transporte que devem ser planejadas para melhor organização e aproveitamento da viagem.
A partir de uma pesquisa ampla, com os prós e contras de cada transporte, o gestor conseguirá decidir o melhor meio de transporte para os funcionários na viagem corporativa.
Essa decisão é importante para que também não sejam feitas escolhas precipitadas em relação ao principal item da viagem, no caso, o modo de deslocamento da sua equipe.
- Tenha sempre plano B para imprevistos
Dentro do seu planejamento, comece a pensar em cenários que podem acontecer caso não funcione o que está sendo planejado. Essa medida tende a demonstrar o quanto você é responsável, se importa com os rumos da viagem e o bem-estar dos funcionários.
Por mais que um investimento seja realizado, com um teto de gastos para a viagem, a reserva de dinheiro para possíveis imprevistos garante que pequenos problemas sejam resolvidos, não prejudicando a viagem ou aumentando gastos e ocasionando crises.
Entre eles, podemos mencionar os custos médicos, tendo em vista que qualquer funcionário pode sofrer com problemas de saúde. Há também a chance de pequenos furtos ou perdas de documentos.
Cada uma dessas questões podem ser rapidamente resolvidas se o gestor pensar em soluções antes mesmo do problema aparecer.
Um exemplo é se perguntar: existe alguma oficina de injeção eletrônica mais próxima? Se a resposta for sim, já existirá uma solução para qualquer problema com o transporte.
- Realize a prestação de contas
Qualquer tarefa que é realizada dentro dos limites da empresa, demanda uma prestação de contas para comprovar o que foi feito e quanto custou. A mesma lógica deve ser aplicada para as viagens corporativas.
Pensar em anotar cada gasto, relacionando o que foi usado, o preço e o custo envolvido para eventuais desistências e reembolsos éimportante para criar uma pólitica clara e efetiva para esses processos, garantindo o melhor aproveitamento das ferramentas e do orçamento.
Por exemplo, se for necessário realizar um laudo técnico de inspeção predial do local que o seu grupo de funcionários vai ser hospedado, é estritamente necessário deixar bem declarado o que foi gasto, tendo em vista a importância da tarefa.
No geral, a prestação de contas percorre todo o contexto da viagem, da compra das passagens, das compras realizadas durante a estadia, até o retorno para a empresa.
- Segurança em primeiro lugar
Por último, mas não menos importante, é sempre importante pensar na segurança dos seus funcionários. Existem agências de viagens e pacotes de voo que promovem um seguro de vida por bons preços.
Fora isso, existem ações que a sua empresa pode fazer, como a compra de kits anti covid-19.
Afinal, atualmente, pacotes de máscaras e caixas de álcool gel são itens indispensáveis em qualquer viagem, mantendo a integridade e segurança do funcionário, sem riscos de contaminação no grupo como um todo, assim como ocorre na rotina de instalação de linha de vida no espaço corporativo.
Outra opção interessante são telefones de emergência pré-cadastrados. No menor sinal de crises de saúde de qualquer funcionário, é só ligar para um número específico e esperar por cuidados profissionais dos médicos.
Dicas finais para as viagens corporativas
Aproveite os primeiros meses do ano e se antecipe para organizar as viagens corporativas da empresa no decorrer do ano, ou separe-as por semestres.
Existem temporadas de viagens em que o período de compras se torna mais caro. Portanto, se organize quanto a esses investimentos.
Não esqueça de realizar um roteiro completo sobre cada passo da viagem e faça com que todos os funcionários participem do processo, de forma que possam colaborar com dicas de locais, parcerias com hotéis ou datas mais vantajosas.
Também é interessante manter um relatório para entender quais custos podem ser descartados e quais podem ser adicionados.
Por exemplo, atentando-se para possíveis emergencias e os valores que decerão sr direcionados à elas para disponibilizar o valor de forma mais facilitada aos profissionais.
No fim, lembre-se de revisar os pontos discutidos neste artigo, faça uma boa pesquisa para o roteiro das suas viagens corporativas e bons projetos!Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
Espero que tenha gostado do conteúdo Viagens corporativas: como organizar uma e inclusive quero agradecer a visita ao nosso Portal.
Aproveito e já aviso que temos mais conteúdos exclusivos para você na categoria Blog
